Аренда конференц-зала: на что нужно обратить внимание

Проведение конференций, мастер-классов, тренингов и семинаров уже давно стало обязательным событием в жизни каждого делового человека. Подготовка мероприятия включает целый ряд организационных моментов, которым нужно уделить немало времени и внимания. Возложив решение технических вопросов, таких как аренда зала для тренинга Киев на специалистов компании, можно не сомневаться в успешном результате. Такой подход позволит сэкономить массу ресурсов и уделить больше времени программе мероприятия.

На что обратить внимание при аренде конференц-зала

 Залогом успешного проведения любого мероприятия будет правильный подбор конференц-зала. Помещение должно быть комфортабельным и функциональным, чтобы встреча проходила в непринужденной обстановке, а участники могли полностью сосредоточиться на программе тренинга. Наличие техники высокого уровня и ее исправность позволят избежать затрат времени на устранение неполадок и эффективно провести встречу. Стоит обсудить возможность координирования специалистами компании проживания, трансфера, кейтеринга. При организации семинара, тренинга или другого события, нужно обратить внимание на следующие нюансы:

• территориальное расположение;
• удобная транспортная развязка;
• вместительность зала;
• комфортабельность и эстетичность оформления;
• качество технического оснащения;
• наличие дополнительных услуг.

 Организационных вопросов достаточно много, все они требуют определенных знаний и понимания тонкостей. Существует несколько правил выбора конференц-зала, на которых стоит остановиться более подробно.

 

Территориальное расположение

При подборе места проведения тренинга необходимо позаботиться, чтобы гости могли удобно добираться до места его проведения. Организация мероприятия за чертой города может стать причиной затруднительного прибытия. В этом случае целесообразно позаботиться о проживании вблизи адреса проведения события, или уточнить наличие трансфера. Выбор в пользу центра города также имеет свои сложности, зная которые, можно заблаговременно позаботиться о комфорте. Рекомендуется учитывать:

• загруженность центра в будние дни;
• наличие пробок;
• выбор различных транспортных средств;
• размещение вблизи паркинга или парковки для личных автомобилей.

Идеального места, конечно же, не существует. Тем не менее, стоит остановить свой выбор на более доступной и известной локации, адрес которой не придется долго искать, а также учесть наличие хорошей транспортной развязки.

 

Выбор помещения

Перед арендой зала следует определиться с количеством участников. Необходимо выбрать помещение, площадь которого не будет слишком маленькой и позволит гостям чувствовать себя комфортно, но и не слишком большой, чтобы не было нужды переплачивать за лишние квадраты. Примерный расчет площади на одного человека составляет 4,5-5 м3 свободного пространства. Если количество людей приблизительное, следует уточнить возможность добавки или удаления посадочных мест. Помещение должно быть оснащено:

• хорошей системой вентиляции;
• отопительной системой и кондиционерами;
• достаточным освещением;
• хорошей шумоизоляцией;
• санузлом с исправной сантехникой;
• вместительной гардеробной.

Дизайн помещения играет немаловажную роль. Внимание участников не должны отвлекать излишние предметы интерьера, яркие цвета или другие нефункциональные атрибуты. Мебель предпочтительна комфортная и уместная, с учетом необходимых форм и пропорций. Следует также учитывать расположение мебели, чтобы участники могли свободно передвигаться при необходимости.

 

Техника и оборудование

Рекомендуется заранее определиться с оборудованием, которое может понадобиться, и узнать об условиях его аренды. Не лишним будет уточнить, использование какой техники включено в условия договора, а что придется оплачивать дополнительно. Если будет применена своя аппаратура, проверить возможность ее подключения. Техника обязана быть исправной и работать бесперебойно. В идеале, лучше лично протестировать оборудование, доступность интернета или провести пробную трансляцию. Ассортимент техники и вспомогательного оборудования неограничен и может включать:

• компьютеры и ноутбуки;
• демонстрационные дисплеи;
• проекторы;
• беспроводные микрофоны и аудиосистему;
• лазерную указку;
• флипчарт.

Обязательным условием является стабильность интернета и wi-fi, возможность выхода в сеть всех присутствующих. Можно предварительно обсудить услугу технического инженера или помощника, который поможет оперативно и качественно устранить неполадку.

 

Сервис

Чтобы встреча прошла на высоком уровне, целесообразно доверить организационные моменты опытным компаниям. Многие из них, кроме помощи в аренде конференц-зала, предлагают дополнительные услуги, которые помогут обеспечить достаточный уровень комфорта для посетителей:

• трансфер и размещение иногородних;
• регистрация и прием участников;
• организация кейтеринга;
• координация досуга.

Встреча может занимать от нескольких часов до полного рабочего дня. В зависимости от продолжительности кейтеринг включает различные форматы — кофе-брейк, фуршет или полноценный обед. Всех присутствующих желательно обеспечить питьевой водой. Для этого в зале устанавливают кулер с одноразовой посудой, либо каждому индивидуально предоставляют прохладительные напитки. Кроме того, гостям может понадобиться дополнительное комфортное размещение во время перерывов, если они предусмотрены.

 

Заключение

Любые мелочи имеют значение, упущение некоторых деталей может обернуться неприятными моментами или потерей времени. Необходимо определить все условия и требования, и обсудить их с представителем компании, координирующей мероприятие. Непосредственно перед событием лучше самостоятельно оценить соответствие зала предъявляемым запросам, протестировать все оборудование.

Условия комфорта гостей и техническое оснащение должны полностью удовлетворять всем требованиям, а уровень квалификации сотрудников компании — высоким. Профессиональный подход на всех этапах организации позволит провести мероприятие на должном уровне, оставить у гостей хорошее впечатление от события, тем самым поднять престиж бизнесмена.