Событие любого формата требует очень серьезного подхода. Будь то форум, саммит, конференция, культурное либо же спортивное мероприятие. А если вы решили провести его на международном уровне, тогда и подход нужен соответствующий. И в этом вам поможет организатор мероприятия, которого вы можете найти в ивент-агентстве, специализирующемся на оказании подобного рода услуг.
Международные мероприятия могут проходить в разных форматах. Все зависит от преследуемой вами цели. Если это деловое направление, в таком случае международное мероприятие помогает укрепить отношения с партнерами по бизнесу и клиентами, которые находятся за рубежом, позволяет заявить о себе и о своей компании на международном уровне, показать свой опыт и перенять опыт своих конкурентов. Если же вы хотите пойти дальше и представить свою компанию на разных континентах, тут важно будет учесть менталитет присутствующих на вашем мероприятии представителей различных национальностей.
В каком бы разрезе ни проходил ваш саммит, форум либо же конференция и так далее, не стоит забывать об обеспечении безопасности ваших гостей и приглашенных звезд шоу-бизнеса, политиков, звезд спорта, в общем, всех, кто будет представлять вашу компанию и делать праздник интересным и насыщенным. Все нюансы данного пункта берет на себя охранное агентство.
Следующий важный этап в проработке организации международного мероприятия – это языковой барьер. В основном, не все присутствующие будут владеть языком вашей страны. Для максимального комфорта и во избежание недопонимания, вся информация, касающаяся внутреннего передвижения, схемы маршрута, тайминг мероприятия должны дублироваться на английском языке. Или же, если ваше мероприятие будет исключительно, например, украинско-французским, тогда, соответственно, на французском языке. На самом мероприятии обязательно уделите внимание переводу. В современном мире с этим проблем не возникнет. На помощь придет, как вариант, акустическая система.
Дабы не упустить ни один важный момент в организации международного мероприятия, вам нужно учесть следующие пункты:
- поиск и бронирование помещения для проведения мероприятия;
- декор зала;
- проработка и размещение рекламной информации;
- доставка выставочной или ознакомительной продукции;
- программа мероприятия (официальная и торжественная часть);
- бронирование и размещение приезжих гостей в отелях;
- помощь в подготовке и получении визовых документов;
- бронирование и оформление билетов на поезд, самолет и так далее;
- наличие переводчиков в достаточном количестве;
- трансфер;
- организация экскурсионной программы (по желанию);
Как видите, организация международных мероприятий – дело хлопотное. И, если вы не уверены на 100% в своих силах, лучшим вариантом будет сотрудничество с агентством, для которого это будет не первое мероприятие такого рода.